Verwaltungsangestellte:r (w/m/d)
Entgeltgruppe EG 9a TV-L
mit der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit einer/eines Vollbeschäftigten
unbefristet
Kennziffer DL 25/04

zu besetzen.

Das Team in der Verwaltung des Fachbereichs Kunst und Design ist für die administrative Ebene von Studium und Lehre sowie künstlerischer Forschung und Entwicklung im Fachbereich zuständig.

Ihre Aufgaben umfassen schwerpunktmäßig:

• Administrative Unterstützung der Dekanin/des Dekans bei der Wahrnehmung ihrer/seiner Aufgaben, sowie eigenverantwortliche Assistenz der Gremien des Fachbereichs Kunst und Design Dekanat, Fachbereichsrat und Studienkommissionen, insbesondere:

• Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung von Sitzungen des Dekanats und des Fachbereichsrats, z.B. die Erstellung von Einladungen, Vorlagen und Anträgen, Organisation von Wahlen/Abstimmungen innerhalb des jeweiligen Gremiums,
  
• Protokollerstellung in Abstimmung mit den jeweiligen Vorsitzenden der Gremien
  
• kontinuierliche Pflege einer Beschlusssammlung für den Fachbereichsrat und das Dekanat – dazu gehört unter anderem auch die Koordinierung und das Monitoring der Umsetzung von Beschlüssen
  
• Unterstützung der jeweiligen Studienkommissionsvorsitzenden in administrativen Fragen, inkl. Protokollarchivierung
  
• Pflege der Informationsseiten des Fachbereichs auf dem Portal der Hochschule via MS SharePoint
  

• Betreuung Berufungsverfahren:

• Organisatorische Verfahrensplanung und Begleitung in Abstimmung mit dem Vorsitz der Berufungskommission und in Abstimmung mit der Leitung der Fachbereichsverwaltung (insbesondere Terminkoordination, Vor- und Nachbereitung und teilw. Begleitung der BK-Sitzungen) inkl. Unterstützung der Berufungskommissionsvorsitzenden bei der Protokollerstellung u. Dokumentation
  
• Pflege der digitalen Seiten zu den Berufungsverfahren via SharePoint
  
• Vorbereitung und Vorsichtung Bewerbungsunterlagen auf Vollständigkeit und Angaben zur Schwerbehinderung für die Berufungskommission, ggf. Nachfordern von Unterlagen, Bewerber:innenkommunikation
  
• Zusammenstellung von Berufungsberichten in Zusammenarbeit mit der Fachbereichsverwaltungsleitung und dem zentralen Berufungsmanagement
  
• Führen einer Statistik zu Berufungsverfahren
  

• Sachbearbeitung der Bereiche studentische Hilfskräfte und Tutorien inkl. Vertragsvorbereitung (Mustervertrag) und Vorbereitung abrechnungsrelevante Unterlagen, Prüfung der Kontierungen und des SAP-gestützten Controllings für diesen Bereich und des Austauschs mit der Performa Nord sowie themenbezogene Beratung von Studierenden und Lehrenden

Ihr Profil:
Wir suchen eine aufgeschlossene und belastbare Persönlichkeit, die sich gern in unser Team einbringen möchte. Wir erwarten:

• eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung in der Verwaltung oder im kaufmännischen Bereich (z.B. Bürokauffrau o.ä.) mit einer mehrjährigen einschlägigen Berufserfahrung
  
• Erfahrung in der Interpretation von gesetzlichen Verordnungen und Richtlinien
  
• sichere Anwendung von Standardbürosoftware MS Office sowie eine IT-Affinität
  
• Erfahrung im Umgang mit SharePoint sind wünschenswert
  
• sehr gute Englisch- und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
  
• selbstständige und strukturierte Arbeitsweise sowie Prozessverständnis
  
• eine ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie Serviceorientierung und Erfahrungen im Umgang mit Publikumsverkehr
  
• hohe Lernbereitschaft und Flexibilität, sehr gute schriftliches Ausdrucksvermögen sowie Konfliktfähigkeit
  
• gute Kenntnisse der Abläufe einer Hochschulverwaltung sowie Einfühlungsvermögen in Kunsthochschulkulturen sind von Vorteil
  

Eine hohe Bereitschaft zur beruflichen Weiterbildung setzen wir voraus.

Wir bieten:

• eine interessante, abwechslungsreiche Tätigkeit in einem universitär künstlerisch- kreativen Umfeld innerhalb eines motivierten und engagierten Teams
  
• eigenverantwortliches Arbeiten
  
• ein sicheres Beschäftigungsverhältnis mit allen Vorteilen des öffentlichen Dienstes
  
• bedarfsorientierte Fortbildungsmöglichkeiten
  
• gleitende Arbeitszeiten und geförderte Firmenfitness in allen EGYM-Wellpass-Studios
  
• JobTicket für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des öffentlichen Dienstes in Bremen
  
• Betriebliche Altersvorsorge (VBL)
  
• Jahressonderzahlung