Die Hochschule für Künste (HfK) Bremen ist die führende Kunst- und Musikhochschule in Nordwestdeutschland. Mit rund 1000 Studierenden, 65 Professor*innen und ca. 190 Lehrbeauftragten bietet die HfK ein einzigartiges Portfolio von Lehrveranstaltungen und garantiert eine individuelle Förderung der Studierenden in Werkstätten, Laboratorien und Studios sowie Übungsräumen und Konzertsälen.

An der Hochschule für Künste Bremen ist im Sekretariat des Rektors eine Stelle als

Verwaltungsangestellte/r (w/m/d)
in der Position der Assistenz mit Sekretariatsfunktionen des Rektors

mit regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit einer/eines Vollbeschäftigten (w/m/d)
Entgeltgruppe 8 TV-L
unbefristet

zum nächstmöglichen Termin zu besetzen.

Kennziffer DL21/13

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Die Aufgaben der Assistenz (w/m/d) mit Sekretariatsfunktionen umfassen schwerpunktmäßig folgende Bereiche:

  • Aktive Unterstützung/Assistenz des Rektors im Rahmen von operativen Aufgaben und Projekten, u. a. bei selbständiger Bearbeitung einzelner Arbeitsfelder
  • Wahrnehmung von allgemeinen Sachbearbeitungs- und Verwaltungsaufgaben sowie Sicherstellung einer sach- und termingerechten Erledigung
  • Betreuung, Abwicklung und Ablage digitaler und analoger Korrespondenzen
  • aktive Unterstützung der Geschäftsführung des Akademischen Senats der Hochschule für Künste
  • selbständige und verantwortungsvolle Führung und Büroorganisation des Sekretariats, inkl. Terminplanung, -organisation, -koordination und -kontrolle
  • eigenständige Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Besprechungen inkl. Protokollierung
  • Betreuung von internen und externen Gästen des Rektorats
  • Mitarbeit bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen des Rektorats
  • Sonderaufgaben für die Hochschulleitung
  • Vertretung des Sekretariats der Kanzlerin in Abwesenheiten
  • Änderungen im Aufgabenquerschnitt sind möglich.

Fachliche Anforderungen:

  • Abgeschlossene Berufsausbildung im verwaltungs- bzw. kaufmännischen Bereich oder vergleichbare Ausbildung/Qualifikation mit Fähigkeiten und Berufserfahrungen in den ausgeschriebenen Aufgabengebieten (nachzuweisen durch entsprechende Fort- und Weiterbildungen)
  • Organisationsgeschick sowie einschlägige Praxiskenntnisse in der Büroorganisation und Sekretariatsarbeit sowie von Verwaltungsstrukturen und -aufgaben.
  • Sichere Beherrschung der deutschen sowie sehr gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift (aktive Sprachanwendung)
  • Sehr gute EDV-Anwenderkenntnisse (insbesondere MS-Office, Outlook und Internet)
  • Für diese Vertrauensposition suchen wir eine Persönlichkeit (w/m/d), die über folgende Fähigkeiten verfügt:

  • Eigenverantwortliche, selbständige Herangehensweise und proaktive Handhabung der Bearbeitung von Aufgaben und Sachthemen
  • Engagierte, effiziente und serviceorientierte Arbeitsweise
  • Ausgeprägte soziale Kompetenz und Teamfähigkeit
  • Bereitschaft, heterogene Arbeiten zu übernehmen
  • Überzeugendes und sicheres Auftreten gegenüber internen und externen Gesprächspartnern sowie souveräne Kommunikationsfähigkeit bei einem heterogenen Kundenkreis
  • Idealerweise Verständnis von hochschulspezifischen Abläufen und Strukturen einer künstlerischen Hochschule
  • Flexibilität/Einsatzbereitschaft zu gelegentlich wechselnden Arbeitszeiten (ggf. auch in den Abendstunden)
  • Führerschein Klasse B ist wünschenswert
  • Persönliche Belastbarkeit
  • Eine hohe Bereitschaft zur beruflichen Weiterbildung setzen wir voraus

Die Hochschule strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an und fordert deshalb besonders Frauen auf, sich zu bewerben. Schwerbehinderten Bewerberinnen bzw. Bewerbern wird bei im Wesentlichen gleicher fachlicher und persönlicher Eignung der Vorrang gegeben. Bewerbungen von Menschen mit einem Migrationshintergrund werden begrüßt.

Für nähere Auskünfte steht Ihnen Frau Anneka Zurmühlen unter, azurmuehlen@hfk-bremen.de, Tel: 0421-95 95 1131 zur Verfügung.

Bewerbungen mit den üblichen Unterlagen richten Sie bitte bis zum 27.09.2021 in digitaler Form über das Bewerbungsformular unter www.hfk-bremen.de/t/hochschule/n/stellenausschreibung

Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Bewerbungsverfahren finden Sie unter: https://www.hfk-bremen.de/t/kontakt/n/datenschutzerklärung

Hochschule für Künste Bremen, Am Speicher XI 8, 28217 Bremen.

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